Onze expertise verschaft u zekerheid.

SANITAS GROEP

Zuideinde 68
2991 LK Barendrecht

telefoon 010 - 292 29 40

fax 010 - 292 29 44

info@sanitas-groep.nl

Automatisering

‘Zonder Bizzomate waren we nu nog dolende in de woestijn’

 

Asbestspecialist maakt grote stappen op weg naar volledig digitaal werken

 

Als eerste werkmaatschappij van de Sanitas Groep startte Sanitas Milieukundig Adviesbureau (SMA) met het digitaliseren en ‘herijken’ van haar werkprocessen. Samen met partner Bizzomate slaagde SMA erin om in verbluffend korte tijd, en met het Mendix-platform als basis, een (beveiligde) cloud-based applicatie te bouwen die de medewerkers de ruimte gaf om plaats- en tijdonafhankelijk snel en digitaal informatie te vergaren, vast te leggen, uit te wisselen en te delen met haar klanten. Voor klanten betekent het een korte lijn naar Sanitas en de in hun opdracht vergaarde informatie. Voor gebruikers heeft het portaal grote voordelen op het gebied van gebruiksgemak en beschikbaarheid van informatie. En daar bleef het niet bij. Sanitas Laboratorium Services volgde in het voetspoor en Sanitas Metingen & Inspecties volgt/wordt opgeleverd voor eind 2014.

 

De Sanitas Groep is een gespecialiseerde kennispartner op het gebied van asbest. Van inventarisaties & advies en laboratoriumanalyses tot metingen & inspecties, het hele spectrum is voor Sanitas Groep bekend terrein. Het bedrijf uit Barendrecht beschikt hiervoor over een volledig uitgerust asbestlaboratorium en mobiele laboratoria voor de dagelijkse uitvoering van luchtmetingen op locatie. Rond al die werkzaamheden vindt veel uitwisseling van informatie plaats: rapporten, laboratoriumuitslagen, metingen, adviezen etc. Sanitas Groep heeft daarom die werkzaamheden in een aantal werkmaatschappijen ondergebracht, die naast dat ze intensief samenwerken, naar de buitenwereld separaat hun diensten aanbieden.

 

Automatisering en digitalisering

 

Belangrijk onderdeel in alle werkzaamheden is het vastleggen van gegevens en rapportages, die ook voor de klant – soms onder grote tijdsdruk - beschikbaar moeten kunnen worden gesteld. Tot voor kort speelden MS Word en papier daarin een belangrijke rol. Daarom werd er gezocht naar een oplossing die hen zou verlossen van het papier. En die anderzijds de processen en de communicatie met de klanten en onderling zou stroomlijnen. Zonder de druk op de medewerkers te vergroten, want de druk nam door de groei van de bedrijven en toenemende concurrentie al steeds meer toe. Directeur Frans Hoogerbrugge van Sanitas Groep (en verantwoordelijk voor Sanitas Laboratorium Services) maakte het veranderingsproces vanaf het begin mee. ‘Er was geen sprake van échte (proces)automatisering en digitalisering van de informatie-uitwisseling. Veel ging op papier en als er zaken moesten worden gewijzigd was dat enorm lastig en omslachtig als gevolg van de starheid van het systeem en omdat het niet cloud-based was. We hadden al eerder een poging gedaan om dit voornamelijk papieren proces te veranderen, maar die poging liep helemaal mis. Via een relatie kwamen we op het spoor van Bizzomate en met verbazende resultaten in een korte tijd, na aanvankelijke scepsis, hebben zij zich bewezen. Wij besloten daarom met Bizzomate verder te praten en maakten duidelijk wat we wilden, welke functionaliteit we zochten en hoe we dat graag zouden willen inzetten. Daarna legde Bizzomate binnen een week een ‘Proof of Concept’ (PoC) neer.’

 

Overdonderd door snelle levering

 

Jasper Kosters, Team Manager bij Sanitas Milieukundig Adviesbureau en eveneens vanaf het begin betrokken bij de operatie: ‘We waren volkomen overdonderd toen ze zo snel een werkend systeem opleverden. Wat die andere leverancier in twee jaar niet voor elkaar kreeg, hadden zij in een week in concept op poten gezet! En het was zeker niet makkelijk. In het kader van wet- en regelgeving, het Landelijk Asbest Volg Systeem en allerlei andere strenge randvoorwaarden moeten de metingen, inspecties, analyses, rapportages en informatie(uitwisseling) in onze branche aan strenge eisen voldoen. En als bij het laboratorium bepaalde waarden uit de analyses komen, hangen daar veelal bepaalde processtappen aan. Om de juiste consistentie in de vorm van de informatie en informatie–uitwisseling te bewerkstelligen, heeft Bizzomate, met het Mendix-platform als fundament, een voor ons uitstekend functionerende online werkomgeving gecreëerd.’

 

Ketenautomatisering

 

Hoogerbrugge: ‘Het proces– of eigenlijk de hele keten - is nu door de inzet van deze drie applicaties op basis van het Mendix-platform nagenoeg volledig geautomatiseerd. Eerst bij Sanitas Milieukundig Adviesbureau, vervolgens zijn we meteen doorgegaan met Sanitas Laboratorium Services en zijn nu in de afronding met Sanitas Metingen & Inspecties, die elk op deze manier hun eigen behoefte hebben ingevuld. De informatie die wordt gecreëerd is inzichtelijk voor alle bevoegde mensen. Toch blijft het in alle opzichten flexibel. Veranderingen in de wet kunnen moeiteloos worden aangepast in het proces. Mendix is een soort lego-blokkendoos waar je naar behoefte uit kunt gebruiken. Zowel voor onszelf als voor onze klanten blijkt het platform eenvoudig, intuïtief en efficiënt in het gebruik. De mensen kunnen alle gangbare werkzaamheden uitvoeren zoals rapporten aanmaken, laboratoriumgegevens invoeren, analyses en kwaliteitscontroles uitvoeren en vastleggen,  zonder dat het door het systeem ingewikkelder is geworden. Het is bovendien een beveiligd cloud-based platform. Ter plaatse kan nog aanvullende informatie worden ingevoerd of een inspectie gedaan. Die gegevens worden dan direct digitaal afgetekend en geüpload naar de cloud, waarna onze server ze kan synchroniseren. Daarmee is het gelijk beschikbaar, zowel voor belanghebbenden in onze organisatie, als voor de opdrachtgever. Die kan via een beveiligde login zelf zijn ‘eigen informatie’ inzien.’ Alle bevoegdheden rondom de informatie en rapportages zijn strak geregeld.’ 

 

Hoogerbrugge: ‘Los van de besparingen (enkele fte’s) heeft dit traject ons een grote efficiency- en kwaliteitsslag gebracht. Zonder dit platform zou ik niet weten waar we nu zouden hebben gestaan. Dan waren we waarschijnlijk nog een dolende in de woestijn geweest.’